Hvad er en bilagsanmodning, og hvorfor er den vigtig for din virksomhed?
12. juni 2023
Du har måske prøvet det: En medarbejder har været på forretningsrejse, haft et par hyggelige middage på firmaets regning, og pludselig er der intet bilag at finde. “Det ligger sikkert i min anden jakke,” siger medarbejderen, men jakken viser sig at være forsvundet sammen med kvitteringen. Hvad gør man så? Velkommen til den spændende verden af bilagsanmodninger!
Håndtering af udlæg: En moderne tilgang
Firmakreditkort er som et tveægget sværd: De gør det nemt at betale for udgifter, men de efterlader også regnskabsafdelingen i konstant spænding. For hver kop kaffe og hotelovernatning, der ikke følges op af et bilag, tikker der en lille stressfaktor ind hos bogholderen.
Det er næsten som at have en teenager med et dankort – det går fint, lige indtil kontoen er tom, og ingen ved hvorfor.
En løsning på denne udfordring er at indføre en praksis, hvor medarbejdere indsender bilag for deres udlæg dagligt – uanset beløbets størrelse.
Fordele ved daglig indsendelse af bilag:
- Effektiv bogføring: Virksomheden kan bogføre udgifterne med det samme.
- Ingen forsinkelser i refusioner: Når medarbejderen har indsendt bilaget, kan refusionen ske samme dag, som beløbet trækkes fra medarbejderens konto.
- Øget ansvarlighed: Medarbejdere motiveres til at holde styr på deres bilag, når de ved, at refusionen er afhængig af rettidig indsendelse.
Hvad er bilagsanmodning?
En bilagsanmodning via e-Regnskab er en digital funktion, der bruges til at rykke en medarbejder for manglende bilag. Dette er især nyttigt, hvis virksomheden allerede har betalt en udgift, men endnu ikke har modtaget dokumentationen.
Hvornår bruges bilagsanmodninger?
- Ved manglende bilag fra medarbejdere: Hvis en medarbejder har brugt et firmakort, men ikke indsendt et bilag, kan virksomheden sende en bilagsanmodning for at få styr på regnskabet.
- Ved betaling uden om e-Regnskab: Hvis virksomheden foretager betalinger, som ikke er registreret i regnskabssystemet, sender systemet automatisk en anmodning om bilag.
Hvad sker der, hvis bilagene mangler?
Ud over at drive bogholderen til vanvid, kan manglende bilag få juridiske konsekvenser. Bogføringsloven er nemlig ikke til at spøge med. Hvis din virksomhed omsætter mellem 10 og 100 millioner kroner, kan det koste dig op til 25.000 kroner i bøde. Så næste gang en medarbejder påstår, at “det var bare en lille kaffe,” husk: Det kan blive en dyr en af slagsen!
Send bilagene – og red din økonomiafdeling
Bilagsanmodninger via e-Regnskab er en gave til alle, der har med regnskaber at gøre. De sikrer, at der altid er styr på dokumentationen, og hjælper virksomheden med at undgå både bøvl og bøder.
Husk: Bilag er som sokker i en vaskemaskine – det kræver en indsats at holde styr på dem!
Vil du vide mere?
Få yderligere overblik over lovgivning til, hvordan du kommer i gang og funktionalitet i
e-Regnskab i vores Spørg og få svar sektion.
Har du spørgsmål, eller vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig i gang? Kontakt os allerede i dag – vi glæder os til at hjælpe dig godt i gang med e-Regnskab!
