En sag starter sjældent med intentionen om rod.
Den starter måske med et opkald: “Kan I komme forbi og kigge på badeværelset?” Så kommer tilbuddet. Et par billeder. En mail fra kunden. Materialer bliver bestilt. En medarbejder registrerer timer. En anden kører ud på sagen. Der kommer en ekstraopgave undervejs – og pludselig ligger informationerne spredt mellem indbakken, telefonen, kalenderen og hukommelsen.
Det er her, sagsstyring gør en forskel for rodet der kan opstå.
Med sagsstyring i e-Regnskab samler du informationerne om den enkelte sag ét sted, så du lettere kan bevare overblikket fra første henvendelse til det færdige arbejde og den endelige faktura.
Hvad er sagsstyring?
Sagsstyring handler helt enkelt om at samle og organisere de oplysninger, der hører til en bestemt opgave eller kunde.
For en håndværksvirksomhed kan en sag eksempelvis indeholde information om kunden, arbejdet, medarbejderne, timerne, materialerne og økonomien.
I stedet for at lede flere forskellige steder kan sagen fungere som virksomhedens digitale samlingspunkt for opgaven.
Det gør det lettere at svare på nogle ret vigtige spørgsmål:
Hvad skal vi lave? Hvem arbejder på sagen? Hvor langt er vi? Hvad har vi brugt af tid og materialer? Og hænger økonomien egentlig sammen?
Det sidste spørgsmål er måske det vigtigste; For det er ikke nok at have travlt. Sagerne skal også gerne bidrage til den gode forretning.
Fra “jeg mener, Mads har den?!” til et faktisk overblik
De fleste virksomheder har et system.
Nogle gange hedder systemet bare:
“Spørg Mads.”
Og Mads ved sikkert også en hel del. Problemet opstår bare, når Mads er på ferie, kunden ringer, eller der pludselig skal findes dokumentation fra en sag, som blev startet for tre måneder siden.
God sagsstyring gør virksomheden mindre afhængig af, at information ligger hos bestemte medarbejdere, i en bestemt mailtråd eller på en post-it, der helt sikkert lå her i går.
Når informationerne samles digitalt, bliver det lettere for de relevante medarbejdere at finde det, de skal bruge – uden en større detektivjagt.
Klar til at komme godt i gang?
Lad os tage en gratis og uforpligtende snak om, hvordan vi eventuelt kan hjælpe din virksomhed
Sagsstyring er også økonomistyring
Sagsstyring handler ikke kun om at vide, hvad der foregår på byggepladsen og på kontoret.
Det handler også om at vide, hvad sagen betyder for virksomhedens samlede økonomi.
Hvis timer, materialer og øvrige omkostninger bliver registreret på den rigtige sag, får du et langt bedre grundlag for at følge økonomien.
Det kan blandt andet gøre det lettere at opdage, hvis en opgave begynder at tage længere tid end forventet, eller hvis omkostningerne bevæger sig i den forkerte retning.
For forskellen mellem:
“Vi har virkelig travlt!”
og
“Vi tjener faktisk penge på det, vi har travlt med.”
… kan være temmelig stor.
Timerne skal ikke bo på bagsiden af en kvittering
Timer er en væsentlig del af økonomien i mange håndværksvirksomheder.
Alligevel kan tidsregistrering hurtigt blive noget, der først bliver klaret fredag eftermiddag: Mandag… var jeg ikke ude hos Jensen? Eller var det tirsdag?
Jo længere tid der går, desto sværere bliver det at huske præcist.
Når medarbejdernes tidsregistrering hænger sammen med sagerne, bliver timerne knyttet til den opgave, de faktisk vedrører. Det giver både et bedre grundlag for fakturering og et mere retvisende billede af den enkelte sags økonomi.
Og så slipper man forhåbentlig for lidt af fredagens tidsregistrerings-arkæologi.
Hvad er sagsstyring til håndværkere?
Sagsstyring til håndværkere er en digital måde at samle information om den enkelte sag, herunder timer, materialer, dokumentation, medarbejdere og økonomi.
Én sag. Flere medarbejdere. Samme information.
På mange opgaver er der flere mennesker involveret.
Kontoret opretter måske sagen og sender tilbuddet. En medarbejder udfører arbejdet. En anden overtager næste dag. Og senere skal administrationen have sagen videre til fakturering.
Her bliver informationsflowet vigtigt.
Når sagsstyringen er en del af det samme system, bliver det nemmere at arbejde ud fra den samme information på tværs af kontor og medarbejdere.
Det betyder mindre dobbeltarbejde, færre spørgsmål og mindre risiko for, at vigtig viden forsvinder på vejen.
Hvad er fordelene ved digital sagsstyring?
For en håndværksvirksomhed handler digital sagsstyring først og fremmest om overblik.
Du får et sted at samle informationerne om virksomhedens sager og et bedre grundlag for at følge arbejdet og økonomien.
Det kan blandt andet betyde:
- bedre overblik over igangværende sager
- nemmere adgang til relevante oplysninger
- bedre sammenhæng mellem timer, materialer og den enkelte sag
- mindre dobbeltarbejde mellem kontor og medarbejdere
- bedre grundlag for fakturering
- større indsigt i økonomien på den enkelte opgave
- mindre tid brugt på at lede efter information
Kort sagt: Mindre administrativt bøvl. Mere styr på forretningen.
Få mere værdi ud af din administration
Vi gennemgår dine administrative arbejdsgange og viser dig, hvor du kan spare tid, reducere dobbeltarbejde og skabe mere værdi i hverdagen.
Sagsstyring og regnskab behøver ikke leve hvert sit liv
Et klassisk problem opstår, når virksomhedens drift ligger ét sted og økonomien et andet.
Så skal data flyttes, oplysninger tastes flere gange, og nogen skal forsøge at få systemerne – og virkeligheden – til at passe sammen.
I e-Regnskab er tanken en anden.
Her kan sagsstyringen være en del af den samme digitale hverdag som blandt andet tidsregistrering, tilbud, fakturering og virksomhedens øvrige økonomi.
Det giver en mere naturlig vej gennem opgaven:
Tilbud → sag → arbejde → registrering → faktura → økonomisk overblik
Jo færre gange information skal flyttes manuelt mellem forskellige steder, desto mindre tid skal der bruges på administrationen
Og dét er tid, der kan bruges på kunder, medarbejdere og de opgaver, virksomheden faktisk tjener penge på.
Hvem har glæde af et sagsstyringssystem?
Sagsstyring er særligt relevant for virksomheder, der arbejder med mange kundeopgaver og har behov for at holde styr på tid, medarbejdere, materialer og økonomi på tværs af sager.
e-Regnskab er særligt gode til de virksomheder som derfor sælger timer og sager!
Det gælder eksempelvis tømrere, elektrikere, VVS’ere, murere, malere, entreprenører og andre håndværks- og servicevirksomheder.
Sagsstyring i e-Regnskab
Med e-Regnskab fra Hallerup får du ikke bare et sted at holde styr på tal.
Systemet er udviklet til at samle flere af de administrative arbejdsgange, der fylder i virksomhedens hverdag – herunder også sagsstyring.
Målet er ikke, at du skal bruge mere tid på systemer.
Tværtimod.
Systemet skal hjælpe dig med at bruge mindre tid på administration og få bedre overblik over det arbejde, virksomheden allerede udfører.
For sagsstyring handler i sidste ende ikke om at administrere mere.
Det handler om at have styr på mindre – fordi systemet holder styr på resten.
Er jeres sagsstyring skruet rigtigt sammen?
Måske har I allerede et system. Måske foregår en del stadig i Excel, mails, kalenderen og medarbejdernes hukommelse.
Det interessante spørgsmål er derfor ikke kun, om I har sagsstyring.
Det er, om jeres måde at arbejde på gør hverdagen lettere – eller om den skaber unødvendig administration.
Med vores gratis værditjek kan du få et blik på virksomhedens nuværende arbejdsgange og se, hvor der potentielt er tid og administration at hente.
