Drop firmakortet og glemte udlæg 

Bruger du et firmakort? – Vi siger drop det, smid det ud eller brænd det! 

I mange virksomheder er brugen af firmakreditkort til udlæg en almindelig praksis. Det giver medarbejderne mulighed for nemt at betale for forretningsrelaterede udgifter uden at skulle bekymre sig om at bruge deres personlige midler. Men vi ser igen og igen, de store regnskabsproblemer der uundgåeligt opstår i den forbindelse. Herunder særligt manglende sporbarhed og rapportering for de enkelte udlæg. Mange medarbejdere forglemmer nemlig at indsende udlægget for de pågældende transaktioner der er blevet fortaget på det givne firmakreditkort. Og det skaber i sidste ende kaos for selve årsregnskabet. 

Hvad hvis jeg fortalte dig, at der er en mere strømlinet og psykologisk motiverende tilgang til at håndtere udlæg? 

For hvis du bruger dit eget kort til at betaling, har det faktisk flere fordele, både for virksomheden og for den enkelte medarbejder. Lad os se nærmere på hvorfor: 

Øget bevidsthed om udlæg: Når du bruger dit eget kort til at dække udgifter, bliver du mere bevidst om at indsende tilhørende kvittering med det samme, fremfor at miste det lille papir i eksempelvis firmabilen. 

Øget følelse af ejerskab: At betale med dit eget kort for udlæg skaber en følelse af personligt ejerskab af udgifterne. Dette kan motivere dig til at være mere omhyggelig med, hvordan pengene bruges, da du føler, at det er dine egne penge, der bliver brugt. 

Styrkelse af budgetbevidsthed: Ved at integrere udlæg i ens personlige økonomi bliver du mere opmærksomme på dit private budget. Dette kan hjælpe med at skabe en kultur af omkostningsbevidsthed og ansvarlighed inden for virksomheden. 

Styrkelse af tillid og ansvar: Når medarbejdere tager ansvar for deres egne udlæg, styrkes tilliden mellem medarbejdere og ledelse. Det viser, at medarbejderne er villige til at tage ejerskab og ansvar for virksomhedens midler. 

Vi udfordrer derfor den traditionelle praksis og foreslår det ‘forbudte’ – Betal selv i øjeblikket for udgifterne. En praksis vi i øvrigt selv benytter, her i HallerupNet.  

Men skal den enkelte medarbejder så mærke økonomiske konsekvenser i egen privat økonomi?

Nej det skal de selvfølgelig ikke. Det skal ikke være en udgift at gå på arbejde, uanset hvor stor en psykologisk fordel det har for virksomheden og medarbejderen. Du skal som ansat stadig kunne handle ind i supermarkedet, trods du har haft et udlæg til firmaet på egen konti. 

Derfor skal du i sammenhæng med denne løsning, sikre dig en hurtig tilbagebetaling for medarbejderens udlæg. Det kan du sikre dig med e-Regnskab. 

Hurtig og Nem Udlægsbehandling med e-Regnskabs Appen  

Et af de største argumenter for at afskaffe firmakreditkort er den utrolige effektivitet og brugervenlighed ved at lave udlæg gennem e-Regnskab appen. På under 1 minut kan du lave et udlæg og indsende det med det samme, så snart du har bilaget i hånden. Det eneste du som medarbejder skal oplyse er: 

• Kort beskrivelse 
• Beløb
• Kontering

Ingen Ulemper for Medarbejderen, Kun Fordele for Virksomheden  

Når medarbejderen indsender et udlæg via e-Regnskab appen, kan virksomheden forvente en række fordele. For det første får medarbejderen pengene på kontoen dagen efter, hvor udlægget er blevet godkendt af virksomheden. Dette matcher perfekt med timingen af medarbejderens kreditkorttransaktion, hvilket eliminerer eventuelle forsinkelser eller uoverensstemmelser. 

Automatiseret Bogføring og Udligning for Virksomheden  

Virksomheden nyder også en række fordele ved at implementere denne praksis. Ved at bruge e-Regnskab appen kan virksomheden sikre, at medarbejdere husker at indsende deres udlæg til tiden. Derudover bliver udlæggene bogført automatisk i realtid, og betalingen udlignes automatisk med medarbejdernes indsendte udlæg. Dette resulterer i et mere præcist og opdateret regnskab, uden behov for manuel indgriben eller opfølgning fra virksomhedens side. 

Med muligheden for at håndtere udlæg i e-Regnskab appen, er det derfor nu mere end nogensinde før, tid til at overveje at droppe firmakreditkortene i din virksomhed. Ved at gøre det, kan du spare tid, reducere besværet 

Så hvorfor ikke give det et forsøg og se de positive resultater selv?

Lær mere om hvordan e-Regnskab kan hjælpe din virksomhed i det daglige. Book et gratis og uforpligtende møde med os nu!